Pengertian, Bentuk-bentuk, Jenis-Jenis dan Syarat-syarat Sebuah Laporan

Pengertian Laporan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI, laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan.

Lebih jelasnya, laporan adalah segala sesuatu yang dilaporkan seperti

1. Kegiatan kerja perusahaan
   Contoh laporan kegiatan perusahaan seperti
   • Laporan administrasi
   • Laporan akhir tahun
   • Laporan berkala
   • Laporan keuangan
   • Laporan tahunan
2. Pengamatan meteorologi
   Contoh laporan pengamatan meteorologi adalah laporan cuaca dan laporan gawat,
3. Catatan kejadian
   Contoh laporan catatan kejadian adalah laporan polisi untuk diberitakan
4. Kegiatan penelitian
   Contoh laporan kegiatan penelitian adalah
   • Laporan penelitian
   • Laporan statistik, dan kegiatan serta pengamatan lainnya

Menurut F.X. Soejadi, laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tulisan dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responbility) yang ada di antara mereka.

Soejadi mendefinisikan laporan dari sudut pandang kegiatan perusahaan atau kedinasan.

Jika kita meninjau arti laporan berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia atau KBBI dan definisi Soejadi, maka laporan dapat didefinisikan secara umum dan khusus.

Secara umum, laporan adalah uraian yang disampaikan atau dilaporkan dari satu pihak ke pihak lainnya.

Secara khusus, laporan adalah hal yang dilaporkan dalam kegiatan kedinasan, yakni hasil dari kegiatan yang diserahkan anak buah kepada pimpinannya yang mempunyai wewenang: menerima, mengoreksi, dan menilai.

Bentuk-bentuk Laporan

Laporan yang disampaikan dapat terdiri dari beberapa bentuk, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Bentuk Formulir

Laporan bentuk formulir adalah laporan yang dibuat dalam jumlah yang besar.

Pelapor hanya menulis keterangan kolom yang disediakan pada formulir.

Contoh laporan formulir adalah

• Formulir perjalanan dinas
• Formulir rapat
• Formulir riwayat hidup, dan
• Lain sebagainya

2. Bentuk Artikel, Risalah, atau Naskah

Laporan bentuk artikel, risalah, atau naskah adalah laporan yang dibuat seperti karangan singkat di surat kabar, dalam artikel dicantumkan juga teori, pendapat, dan masalah.

3. Bentuk Surat

Laporan bentuk surat adalah laporan yang dibuat seperti format surat dan aturannya sama dengan penulisan dalam surat resmi.

4. Bentuk Buku

Laporan buku adalah laporan yang bentuknya serupa dengan buku. Dimana, memiliki jumlah halaman banyak, tebal, dan dijilid.

Laporan bentuk buku dibuat dalam kegiatan-kegiatan berskala besar.

Jenis-Jenis Laporan

Jenis laporan pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu:

1. Berdasarkan media
   Berdasarkan medianya, maka laporan dibagi menjadi laporan lisan dan laporan tulisan.
2. Berdasarkan waktu pelaksanaan
   Berdasarkan waktu pelaksanaannya, maka laporan dapat dibagi menjadi laporan berkala dan laporan insidental.
   Laporan berkala adalah penyampaiannya periodik sesuai jadwal yang sudah ditetapkan, misalnya, laporan harian, laporan mingguan, laporan bulanan, laporan tahunan, dan sebagainya.
   Laporan insidental adalah laporan yang dibuat di luar jadwal yg telah ditetapkan (mendadak).
3. Berdasarkan cakupannya
   Berdasarkan cakupannya, laporan dapat dibedakan menjadi laporan umum dan laporan khusus.
   Laporan umum adalah laporan yang berisi uraian menyeluruh dari semua unsur secara garis besar.
   Laporan khusus adalah laporan berisi secara rinci terhadap satu unsur permasalahan, bisa berdasarkan periode, wilayah, atau sasaran.

Syarat-syarat Sebuah Laporan

Sebuah laporan dikatakan baik jika memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Objektif
   Objektif disini maksudnya, laporan sesuai dengan keadaan sebenarnya, tidak direkayasa, ditambah, maupun dikurangi.
2. Lengkap
   Laporan lengkap baik isi maupun komponennya, rinci dan sistimatis meliputi semua bagian laporan.
3. Tepat Waktu
   Laporan disusun dan disampaikan segera setelah selesai kegiatan (tepat waktu).
4. Tepat Sasaran
   Laporan diserahkan kepada pimpinan yang berhak menerima, mengoreksi, dan menilai.
5. Bahasa Baku Laporan yang baik disusun dengan menggunakan bahasa baku atau bahasa yang sesuai EYD.
6. Sistematis
   Sistematis disini artinya, disusun berurutan sesuai ketentuan penulisan laporan secara umum dan sesuai dengan aturan khusus yang diberikan dari pemberi tugas (pimpinan).

Mempersiapkan dan Membuat Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Sebelum melaksanakan kegiatan, terlebih dahulu mengajukan permohonan rencana kegiatan yang dikenal sebagai proposal.

Setelah kegiatan terselenggara dibuatlah sebuah laporan, yang dikenal sebagai laporan pelaksanaan kegiatan.

Laporan dibuat untuk mengevaluasi kegiatan, apakah berjalan sesuai dengan apa yang sudah direncanakan dalam proposal. Jika tidak sesuai berarti ada sesuatu yang salah dalam pelaksanaan kegiatan.

Contoh Sistematika Laporan Pelaksanaan Kegiatan

Berikut ini adalah contoh sistematika laporan pelaksanaan kegiatan: