Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, Bentuk, dan Jenis-jenis Surat Resmi
Pengertian Surat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia atau yang disingkat KBBI, Surat adalah kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya).
Surat termasuk media komunikasi berbentuk tulisan yang digunakan antara satu orang dengan orang lainnya tanpa bertatap wajah yang isinya menyampaikan informasi.
Untuk mengirim surat dengan menggunakan kertas dibutuhkan amplop dan perangko, sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman.
Semakin jauh tujuan pengiriman surat, maka semakin besar pula nilai perangko.
Saat ini surat dapat dikirim melalui media elektronik yang disebut surat elektronik (surel) atau e-mail dengan memanfaatkan teknologi internet.
Fungsi Surat
Disini akan dijelaskan tentang delapan fungsi surat, yaitu:
1. Alat Komunikasi atau Pemberitahuan
Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah, artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan).
Surat juga dapat ditujukan kepada lebih dari satu orang. Surat juga berfungsi memberitahukan sesuatu hal, bisa juga hal-hal tertentu, seperti buah pikiran dan gagasan.
2. Wakil Penulis
Penulis tidak langsung bertatap muka dengan orang yang dituju, cukup diwakili dengan surat.
3. Alat Menghemat Waktu, Tenaga, dan Biaya
Penulis surat dapat menghemat waktu tenaga, dan biaya karena tidak perlu bertatap muka, apalagi jaraknya jauh.
4. Permintaan
Surat untuk permintaan biasanya surat niaga yang kondisi tertentu butuh permintaan barang yang akan dipasarkan.
5. Alat Bukti Tertulis
Surat sebagai bentuk otentik atau dokumen yang isinya bisa dipercaya dan dapat dipertanggungjawabkan.
6. Alat Pengingat
Surat sebagai kumpulan data yang dapat digunakan untuk alat pengingat bagi penerima surat tentang suatu hal.
Surat yang telah disimpan lama sewaktu-waktu akan dibutuhkan lagi untuk mengetahui pengirim dan isi di dalam surat itu.
7. Bukti Historis
Surat merupakan bukti historis dan kronologis yang jelas.
8. Pedoman Kerja
Surat untuk memberitahukan langkah-langkah kerja dan digunakan sebagai pedoman dalam melakukan pekerjaan tertentu.
Ciri-ciri Surat Resmi
Surat terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi atau surat tidak resmi (informal) dan surat resmi (formal).
Disini yang akan kita ulas dan pelajari adalah tentang surat resmi.
Surat resmi disebut juga surat dinas adalah sarana komunikasi lewat tulisan yang digunakan dalam situasi resmi atau formal dan dibuat sesuai dengan aturan atau kaidah surat-menyurat yang sudah distandarlisasikan.
Surat resmi sering digunakan oleh perorangan, organisasi, perusahaan, dan instansi pemerintah maupun swasta.
Penggunaan surat resmi ini tidak semata-mata untuk kepentingan pribadi, melainkan juga untuk kepentingan organisasi, perusahaan, atau instansi.
Ciri-ciri Surat Resmi
Ciri-ciri surat resmi adalah sebagai berikut:- Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku.
Bahasa baku adalah bahasa yang sudah distandarlisasikan:- minimal memiliki subjek dan predikat
- Tidak pleonasme (boros menggunakan kata)
- Harus sejajar (paralelisme)
- Harus jelas tidak ambigu
- Menggunakan kata baku
- Sesuai dengan kaidah ejaan yang disempurnakan (EYD)
- Bahasa yang digunakan harus efektif, singkat, padat, dan jelas maknanya (eksplisit bukan implisit).
- Disajikan dalam bentuk lurus (full block) atau setengah lurus (semi block).
- Terdapat kepala surat (kop surat) apabila dikeluarkan oleh lembaga resmi.
- Terdapat nomor, lampiran, perihal, tanggal, alamat tujuan.
- Disertai stempel atau cap khusus pada kondisi tertentu.
- Disusun secara sistematis dan sesuai dengan aturan surat-menyurat resmi bahasa Indonesia.
Bentuk Surat Resmi
Disini kita akan membahas bentuk surat resmi, yaitu bentuk lurus atau full block dan bentuk setengah lurus atau semi block.
1. Bentuk Lurus (Full Block)
Surat resmi bentuk lurus atau full block memiliki nampak yang semua baris dimulai dari margin kiri yang lurus tidak ada bagian baris yang menjorok ke dalam.
Selain itu, pada bagian pembuka, isi, dan penutup surat diberi jarak lebih penanda paragraf baru.
2. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block)
Surat resmi berbentuk setengah lurus atau semi block adalah surat resmi yang semua baris bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama.
Batas-batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak lima ketuk dari setiap paragraf baru dimulai dari margin yang sama. Antara paragraf yang satu dengan yang lainnya berjarak satu spasi.
Jenis-jenis Surat Resmi
Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi, yaitu
1. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang digunakan untuk mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu.
Contoh surat undangan adalah: undangan rapat, pernikahan, pesta ulang tahun, khitanan.
2. Surat Panggilan
Surat panggilan adalah surat yang digunakan untuk khusus memanggil seseorang pada kepentingan tertentu.
Contoh surat panggilan adalah: surat panggilan polisi, interview, panggilan kerja, dan sebagainya.
3. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang ditujukan pada kalangan tertentu dengan menginformasikan suatu kegiatan.
Contoh surat edaran adalah surat pengumuman libur sekolah.
4. Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi keputusan dari atasan atau perusahaan berkaitan dengan lembaga atau instansi yang berhubungan dengan kebijakan, peraturan, pengangkatan jabatan, dsb.
Contoh surat keputusan adalah: SK pengangkatan karyawan, SK pengangkatan pengurus dan tenaga pengajar, SK Kemendikbud tentang MOS, dsb.
5. Surat Perintah
Surat perintah adalah surat sebagai perantara pesan untuk memerintahkan bawahan.
Contoh surat perintah adalah: surat perintah lembur, siskamling, dsb.
6. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pemberian kuasa atau wewenang dari pemilik atau seseorang, atau kepada orang tertentu dalam kegiatan tertentu.
Contoh surat kuasa adalah: pemberian kuasa atas pengambilan uang di bank, pembayaran pajak, dsb.
7. Surat Perjanjian Kontrak Kerja
Surat perjanjian kontrak kerja adalah surat yang dibuat antara dua pihak, karyawan kontrak dan perusahaan tentang hak dan kewajiban kedua belah pihak yang ditandatangani di atas materai.
8. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam transaksi antara penjual dan pembeli yang nilai jual suatu barang bernilai tinggi.
Contoh surat niaga adalah: surat perjanjian jual beli rumah, apartemen, hotel, tanah, dsb.